В Группе Компаний «МонАрх» завершен второй этап внедрения системы электронного документооборота на базе решения EOS for SharePoint – разработки компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). К единой системе управления договорами подключено 4 дочерних организации, а общее количество используемых рабочих мест достигло 350.
Решение EOS for SharePoint - это современная система управления корпоративным контентом, встроенная в платформу Microsoft SharePoint 2010, и обеспечивающая оперативную работу с документами, информацией, знаниями, и управление взаимодействием.
Сотрудничество компаний ЭОС и ГК «МонАрх» началось в 2011 году с запуска пилотного проекта внедрения EOS for SharePoint, в ходе которого был развернут корпоративный портал на платформе Microsoft SharePoint 2010, и автоматизирован процесс согласования договоров в рамках двух головных компаний. Кроме того, были проведены работы по автоматизации классического документооборота этих компаний.
В рамках второго этапа внедрения СЭД ГК «МонАрх» была автоматизирована деятельность четырех дочерних компаний: ЗАО «МонАрх-Девелопмент», ЗАО «МонАрх и О», «МонАрх ТТ» и «СМУ 1М» в части согласования договоров и автоматизации документооборота каждой дочерней организации.
Целью второго этапа внедрения было объединение всей Группы компаний на единой платформе для организации прозрачного прохождения согласования договоров.
С помощью EOS for SharePoint были автоматизированы основные задачи работы с договорами. Особое внимание было уделено таким задачам, как отслеживание процесса согласования, отслеживание сроков согласования на каждом этапе. В ходе внедрения был разработан регламент согласования договоров, на основе которого были настроены бизнес-процессы согласования договоров ГК «МонАрх» в системе EOS for SharePoint.
В результате внедрения была систематизирована работа с договорами по подразделениям и ответственным за определенные этапы, автоматизировано согласование договоров между различными отделами с использованием 350 лицензий системы EOS for SharePoint.
На данный момент в системе ведется согласование следующих видов договоров: банковского счета; поручительства; ипотеки; подряда; договоров на проектные работы и согласования; агентирования; договоров на реализацию помещений в объекте и т.д.
Начальник управления информационных технологий ГК «МонАрх» Давтян Акоп оценивает результаты проекта: «После подключения дочерних организаций значительно возросла оперативность согласования договоров, поиск информации по уже заключенным договорам занимает секунды, а не дни. Благодаря оповещениям при истечении сроков согласования существенно сократились сроки согласования (сотрудники стали более оперативно проводить работу по согласованию договоров). Многие сотрудники отмечают, что работать стало быстрее и проще.
Огромный плюс в том, что «коробочное» решение EOS for SharePoint позволяет нам автоматизировать достаточно сложные процессы согласования, без дополнительных доработок, что позволяет нам экономить значительные средства.
При подключении дочерних организаций немаловажным было то, что система позволила обеспечить разграничение доступа к документам дочерних организаций, но тем временем сохранила возможность постановки задач сотрудникам дочерних компаний.
Кроме этого, мы имеем возможность контроля исполнительской дисциплины в рамках всех подключенных на данный момент компаний».
На сегодняшний день к системе подключено шесть компаний ГК «МонАрх». Таким образом, решена важная задача взаимодействия головных компаний с дочерними, а также дочерних организаций между собой.
«Во многом выбор системы был обусловлен возможностью подключения всех дочерних организаций ГК к единому порталу, и мы не собираемся останавливаться на достигнутом. Предполагается подключение еще четырех дочерних компаний» - сказал в заключение Давтян Акоп.
ГК «МонАрх» – одна из ведущих организаций столичного стройкомплекса, специализирующаяся на индивидуальном монолитном домостроении. Благодаря колоссальному опыту и применению прогрессивных технологий Группа берется за самые сложные объекты и возводит их в кратчайшие сроки, зарекомендовав себя на рынке, как надежный партнер. |
